Ein Pflichtenheft ist ein wesentlicher Bestandteil eines jeden Projekts, da es in konkreter Form beschreibt, wie der Auftragnehmer die Anforderungen des Auftraggebers lösen möchte. Es enthält ausformulierte Lösungen und detaillierte Anforderungen, die eine klare Projektstruktur ermöglichen.

Wichtige Gliederungspunkte wie Produkteinsatz, Zielbestimmung und Produktübersicht sind ebenfalls im Pflichtenheft festgehalten, um Missverständnisse zu vermeiden und das Projekt effektiver abzuwickeln.

Durch das Ausschlussprinzip werden konkrete Fälle ein- und ausgeschlossen, was die schriftliche Dokumentation der Analysen und die rechtliche Bindung des Inhalts des Pflichtenhefts ermöglicht. Akzeptiert der Auftraggeber das Pflichtenheft, kann der Auftragnehmer die eigentliche Umsetzungsarbeit beginnen.